Meeting Agenda ที่ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ มีหน้าตาเป็นยังไงกันนะ ?— Summary: How to Design an Agenda for an Effective Meeting
สวัสดีวันจันทร์ทุกคน blog นี้เป็น blog ภาษาไทยชิ้นแรก 😅 เป็นเรื่องเกี่ยวกับ “Meeting” หลายๆคนน่าจะมีปัญหาเช่น Meeting นานไป หรือเยอะไปจนไม่ได้ทำงาน แล้วเราจะแก้ปัญหา หรือลดอาการบาดเจ็บจากปัญหาเหล่านี้ยังไงดีล่ะ 🤔
เริ่มจากการ ได้รับการ Assign ให้อ่านบทความนี้ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting จากพี่หนุ่มประธาน จริงๆแล้วตัวเราเองเคยเจอปัญหานี้มานานมากๆแล้ว สมัยตอนอยู่ Start Up ที่เจ้าของเป็นคนไทย และอีกบริษัทที่เปิดมายาวนาน และเจ้าของก็เป็นคนไทยเช่นเดียวกัน ซึ่งในตอนนั้นก็มองว่ามันเป็นปัญหาแหละ แต่ไม่ได้คิดที่จะหาทางที่แก้มัน หรือลดอาการเจ็บปวดจากมันเลย พอได้อ่านบทความและลอง Discuss กับเพื่อนๆ ที่เป็นคนวงการ IT หรือให้บริการทางด้าน Software เลยจะลองมาสรุปและแชร์ให้ผู้ที่ผ่านไปผ่านมา ลองอ่านและลองเลือกไปปรับใช้กันดู เผื่อจะช่วยให้ชีวิตดีขึ้น อย่างน้อย ดีขึ้นกว่าเมื่อวาน 0.001% ก็ยังดีนะ
มาดูตัวอย่างปัญหา สาเหตและแนวทางแก้ไขของฝั่ง Western กัน
จากบทความ “How to Design an Agenda for an Effective Meeting” กล่าวว่า คนส่วนใหญ่น่าจะเคยเจอปัญหาเหล่านี้
- การไม่เตรียมตัวของผู้เข้าร่วมประชุม
-โดนลากไปนอกเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับจุดประสงค์ที่นัดมาคุยกัน
- ทีมงานพบว่าการประชุมเนี่ยมันเสียเวลาจัง
ทางผู้เขียนบทความ Roger Schwarz เลยมองว่า ปัญหาต่างๆข้างต้น น่าจะมีสาเหตหลักมาจาก Meeting Agenda และการเตรียมการก่อน Meeting และมองว่าถ้ามีการการเตรียมการก่อน Meeting น่าจะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ และช่วยให้คนที่เข้าร่วมได้สิ่งที่ต้องการกลับไป และสิ่งเหล่านั้นควรมีหน้าตาเป็นยังไง หรือมีอะไรบ้าง มาดูกัน
Seek input from team members.
ถ้าต้องการให้ทุกคนสนใจหรือFocus ที่การประชุม คุณควรมั่นใจว่า ทุกคนที่เข้าร่วม เค้าได้รับสิ่งที่เค้าต้องการ โดยสิ่งเหล่านั้นอยู่ใน Agenda เรียบร้อยแล้ว
Select topics that affect the entire team. And list agenda topics as questions the team needs to answer.
ควรตั้งหัวข้อ การประชุมที่เกี่ยวข้องและมีผลกระทบต่อผู้เข้าร่วมทุกคน ยกตัวอย่างเช่น เราจะทำยังไงให้ระบบของเรามี Response time ที่ดีขึ้นดีนะ ทีมที่เกี่ยวข้องก็จะไปเตรียมข้อมูลมา และวางแผนเพื่อหา Solution ร่วมกัน และจะดีมาก หากสามารถกำหนดได้ว่าใครต้องเตรียมข้อมูลอะไรมาบ้าง การเตรียมการ และมอบหมายหน้าที่แบบนี้ จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้ว่า เรากำลังจะ Discuss กันเรื่องอะไร แต่ละคนต้องเตรียมตัวมาอย่างไร และสิ่งที่กำลังจะหารือกันมีจุดประสงค์ หรือเป้าหมายเพื่ออะไรกันแน่นะ
เชิญเฉพาะคนที่เกี่ยวข้อง และตัดสินใจได้เข้ามาเท่านั้น หากผู้จัดประชุมเชิญแต่คนที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือในที่ประชุมมีแต่ผู้ที่สินใจไม่ได้เต็มไปหมด จะทำให้การประชุมนั้นแพงเกินไปมากกก (ลองนับชั่วโมง หรือรายจ่ายต่อชั่วโมงของ management แต่ละคนดูก็รวมกันก็น่าจะหลายแสนบาท ต่อชั่วโมงอยู่นะ)
Note whether the purpose of the topic is to share information, seek input for a decision, or make a decision.
ถ้าเป็นไปได้ ให้ทุกคนที่เข้าร่วมประชุม มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ (making decision) ที่เกิดจากข้อสรุปในการประชุมนี้ เรียกง่ายๆก็คือ มีหัวข้อพูดคุย หรือหัวข้อที่ต้องการทีมช่วยตัดสินใจ โดยทุกคนอ่านหรือเตรียมข้อมูลที่มีมาแชร์กัน และตัดสินใจร่วมกัน >> ความเห็นส่วนตัว เราว่าแบบนี้ Cool มาก ดูทำงานเป็นทีมและทำให้ทีมมี accountibility ด้วย
Estimate a realistic amount of time for each topic. And propose a process for addressing each agenda item.
กำหนดระยะเวลา “ที่เหมาะสม หรือสมเหตสมผล ที่ควรจะใช้ในการพูดคุยแต่ละหัวข้อ” >> ความเห็นส่วนตัว เราว่าข้อนี้แอบยาก เพราะธรรมชาติมนุษย์มันจะกะเกณฑ์อะไรไม่แม่นยำอยู่แล้ว แต่เราสามารถเอาจำนวนคน เช่น ผู้เข้าร่วมทั้งหมด 10 คน และผู้จัดประชุมต้องการให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นหรือแชร์ข้อมูลส่วนของตัวเองคนละ 5 นาที จากนั้นช่วยกันวางแผนหรือ กำหนด action plan และ measurement ด้วยกันอีก 20 นาที และ 5 นาทีสำหรับสรุปการประชุม — การกำหนดเวลา และ Process หรือ step การประชุมแบบนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วม Focus สิ่งที่กำลังพูดคุยกัน และมีเป้าหมายเดียวกันคือ ตัดสินใจในเรื่อง ABC นี้เพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวกัน
นอกจากนี้ยังมี Tip เล็กๆน้อยๆจากผู้เขียนบทความแถมมาให้ คือ หลังจากประชุม ลองถาม Feedback จากผู้เข้าร่วม อาจจะส่งเป็น Questionnaire ไปก็ได้เพื่อมารีวิวและปรับดูว่า ผู้จัดประชุม จัดเวลาในส่วนไหนมากไปน้อยไป หรือไม่ หรือต้องการให้ปรับปรุงใน Process หรือ Step ไหนก็จะช่วยให้ผู้จัดประชุมปรับปรุงในครั้งถัดๆไปได้ดียิ่งขึ้น
Identify who is responsible for leading each topic. And make the first topic “review and modify agenda as needed.”
กำหนดว่า แต่ละหัวข้อที่จะนำมาหารือกัน รับผิดชอบหรือ run session โดยใคร ผู้รับผิดชอบในส่วนนั้นจะได้ไปเตรียมตัวมา และอัพเดทข้อมูลหัวข้อ หรือประเด็น หรือสิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเข้าร่วมประชุม ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น >> อันนี้เพิ่มเอง และส่วนตัวคิดว่า พวก Recurring meeting ที่เป็น pattern ควรใส่รายละเอียดไปเพิ่มเหมือนกันนะ เช่นถ้ามีหัวข้อเพิ่มเติม หรือสิ่งที่ต้องเตรียมมาเพิ่มเติม การประชุมจะได้ไม่ยืดเยื้อ
และนี่ก็คือหน้าตาของตัวอย่าง Meeting Agenda ที่น่าสนใจ จากผู้เขียนบทความโดยคุณ Roger Schwartz นั่นเอง
https://hbr.org/resources/pdfs/extras/W150313_SCHWARZ_SAMPLEMEETING_BLANK.pdf
มาดูชีวิตจริงที่ได้ถกกับเพื่อนฝั่งตะวันออก (East Side) กันบ้าง พูดง่ายๆก็เพื่อนๆที่ทำงานวงการ IT ฝั่ง Asia นี่แหละ
จากที่ลองถกกับเพื่อนแล้วก็ได้จัดกลุ่มของปัญหาที่พบจากการกำหนด หรือแจ้งจุดประสงค์ และ Meeting Agenda ไม่ชัดเจน หรือ บางคนบอกว่าแจ้ง Agenda ไปแล้ว แต่ไม่มีคนอ่าน… ช่างตลกร้ายจริงๆ 🥹
จะเห็นได้ว่า จริงๆแล้วปัญหาคล้ายๆกันนะ แต่เท่าที่พูดคุยกับอดีตเพื่อนร่วมงานทั้งหลาย พบว่ามีประเด็นที่น่าสนใจ 2–3 ข้อ ได้แก่
- ในประชุมนั้นๆ มี Meeting Agenda แต่เมื่อเข้าร่วมประชุมไปแล้วพบว่า เรื่องที่คุยกันใน Session นั้นไม่ได้เกี่ยวข้องกับคนเข้าร่วมหลายๆคนเลย สุด Cool 😎 >> ประเด็นนี้ น่าจะเป็นเรื่องการรัน Meeting ว่าผู้ที่ดำเนินการ หรือ Facilitator น่าจะไล่ประเด็นไม่ครบ กำหนดกรอบเวลา และตั้งเป้าผลลัพท์ที่ได้จากประชุมไม่ชัดเจน ทำให้ผู้ที่เข้าร่วมที่ไม่ได้มีส่วนร่วม (ไม่งงเน๊อะ) เกิดอาการเบื่อหรือคิดว่าเสียเวลาเค้ามากๆ
- ผู้เข้าร่วมประชุม ไม่เตรียมข้อมูลที่จะหารือกันมาเลย ส่งผลให้ต้องนัดมาใหม่ครั้งหน้าและถึงแม้จะเขียนใน Agenda ไปแล้วว่าให้เตรียมอะไรมา ก็ไม่อ่าน >> น่าสนใจ 🤓 ในฝั่ง Asia บ้านเรา น่าจะต้องใช้พลังเยอะหน่อย เช่น ก่อน Meeting ผู้จัดประชุมต้องโทรตามหรือแจ้งผู้เข้าร่วม หรือ Key Person เพื่อเตรียมข้อมูลมาด้วยนะ แล้วเราจะทำโน้นนี่นั่นต่อใน meeting ที่จะถึงนี้นะ เป็นต้น
- ข้อสุดท้ายยิ่งน่าสนใจ คือเชิญผู้เข้าร่วมประชุมมาแต่ไม่มีใครตัดสินใจหรือ making decision ได้เลย >> ประเด็นนี้อาจจะเป็นเฉพาะบางทีม หรือบางบริษัท จากที่สังเกต พบว่าส่วนใหญ่ บริษัทเล็กๆ หรือทีมที่หัวหน้า empower ลูกน้องในทีมมากพอ ก็จะปล่อยให้ตัดสินใจเลย ซึ่งฝั่ง Asia แบบเราๆการที่หัวหน้าจะไว้ใจ และปล่อยให้ลูกน้องตัดสินใจ ก็ต้องเกิดความไว้เนื้อเชื่อใจ หรือ Trust กันก่อนมันก็อาจต้องใช้เวลาสรา้งและพิสูจน์กันพักใหญ่เลยแหละ ส่วนบริษัทใหญ่ๆ ในฝั่งบ้านเรา ตอนนี้น่าจะเป็นที่ความเคยชินที่ทำต่อๆกันมาเป็นระยะเวลานาน หรืออาจะเป็นทีมที่มีหัวหน้าที่ยังคงชอบรูปแบบการทำงานแบบคลาสสิก คือต้องรอและขอให้ผู้บริหาร ตัดสินใจลงมา โดยการตัดสินใจนั้น ต้องผ่านการรวบรวมข้อมูลจากการพูดคุย ในที่ประชุมหรือส่งต่อเอกสารจากทีมต่างๆที่เกี่ยวข้อง และให้ผู้บริหารแต่ละท่านพิจารณา แล้วเคาะลงมาว่าเอาไงแน่คะพี่ 🥱
สุดท้ายนี้ ขอเขียนเพื่อเตือนตัวเองด้วยคือ “เคารพเวลาคนอื่น และมีเป้าหมายที่ชัดเจน ว่าต้องการจะทำอะไร ได้ผลลัพท์อะไร” ก่อนนัดใครมาพูดคุย หรือมาใช้เวลาหารือกับตัวเราเอง จริงๆแอบนึกถึงคำของพี่ๆในสยามฯ คือ ภาพปลายทางเราเป็นยังไง เราต้องการอะไรกันแน่นะ กำหนด หรือวาดภาพให้ชัดเจนก่อน !!! 😁
